Una celda puede contener datos, fórmulas o funciones.
Primera etapa: análisis
La elaboración de una planilla de cálculo consta de 3 etapas: 1) análisis, 2) desarrollo y 3) depuración e impresión.
Antes de comenzar a diseñar una planilla con Excel, conviene hacer un bosquejo en papel. Esto permitirá tener más claro cuales son los datos y las fórmulas y funciones a utilizar.
Algunas de las preguntas que habría que responderse en esta primer etapa son: ¿ Para qué y para quién queremos esta planilla?, ¿ Qué título llevará la planilla? ¿Cómo podemos resumir el contenido?, ¿Cuáles son los datos y cómo se organizan?, ¿ Necesitamos fórmulas, cuáles?, ¿ Qué funciones nos pueden servir?,
¿ Necesitamos representar los resultados con gráficos?,
¿ Cómo nos conviene imprimir los resultados?
Segunda etapa: desarrollo (diseño la estructura)
El desarrollo consiste en diseñar la estructura de la planilla e ingresar los datos.
Diseñar la estructura implica escribir el título, el subtítulo, el resumen, los encabezados y también darle formato a los bloques de celdas donde irán los datos.
Tercera etapa: desarrollo (ingreso de datos)
El ingreso de datos consiste en escribir los datos numéricos y/o las fórmulas y seleccionar y ubicar las funciones que se utilizarán. Además incluye la selección y la ubicación de gráficos.
Ingreso de datos numéricos
Una vez que están formateados uno o varios bloques de datos, se selecciona la primera celda del bloque y se escribe el primer valor. Si es un número con decimales, éstos se separan con coma (,).
Secuencias alfanuméricas
Excel facilita la escritura de secuencias que combinan palabras con números al final, por ejemplo la secuencia semana 1, semana 2, semana 3 . . . En tal caso sólo hay que escribir el contenido de la primera celda y luego arrastrar el controlador de relleno.
Secuencias de datos predefinidas
En Excel, las secuencias de datos más utilizadas, por ejemplo, los días de la semana o los meses del año, están predefinidas. Para usarlas, se escribe uno de los valores de la secuencia (por ejemplo lunes ) y luego se arrastra el controlador de relleno.
Operaciones básicas con rangos o bloques
En muchas ocasiones será necesario seleccionar, mover, copiar, borrar o cambiarle el formato a un bloque de datos o encabezados.
Ingreso de fecha y hora y de fórmulas
Las fechas y las horas constituyen un tipo de dato muy utilizado. Para ingresar una fecha u hora se siguen estos pasos:
1- Se selecciona la celda.
2- Si se trata de una fecha, se utiliza el formato DD/MM/AA; si se trata de una hora, se usa el formato hh:mm.
3- Una vez escrita la fecha o la hora y seleccionado el formato, se pulsa Enter
Las fórmulas por su parte son expresiones que combinan operandos (números y referencias a otras celdas) y operadores (aritméticos y lógicos). Las fórmulas siempre comienzan con el signo = (igual).
Los pasos para escribir una fórmula son:
1- Se selecciona la celda.
2- Se escribe el signo = o se hace clic sobre dicho signo en la barra de fórmulas.
3- Se escribe la fórmula, que entonces aparecerá en la barra de fórmulas
4- Se pulsa enter o se selecciona el botón Aceptar que está debajo de la barra de fórmulas. El resultado de la fórmula aparecerá en la celda elegida.
Los operadores aritméticos y lógicos
Los operadores aritméticos que pueden utilizarse en las fórmulas son los siguientes:
En una fórmula se pueden combinar varios operadores y operandos. Los operadores lógicos, por su parte, se utilizan para comparar números o celdas y, según sea la comparación, devuelven como resultado VERDADERO o FALSO. Los operadores lógicos son:
Si se desea modificar o ampliar una fórmula existente, se siguen estos pasos:
1- Se selecciona la celda donde está el resultado de la fórmula
2- Se modifica la fórmula en la barra de fórmulas y se pulsa enter.
Ingreso de funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que se aplican sobre celdas. Por ejemplo la función SUMA tiene este formato: SUMA (celda1:celda2) donde la celda1 es el inicio del rango a sumar y celda2 el fin.
Otros ejemplos de funciones que más utilizaremos son PROMEDIO, MÁXIMO, MINIMO, etc..
